Dicas preciosas não só para agências sem planejamento, mas também para aquelas em que a função não está bem estabelecida.

Como implementar um planejamento que funciona

Leon Phang

Aqui vão algumas dicas para agências que ainda não possuem a função de planejamento, mas gostariam de ter – talvez uma agência pequena ou média com alguma ambição.
Obviamente, não há razão para convencer outros planners dos milagres do planejamento. Portanto, este post é para o restante de vocês.

Tenho total consciência de que profissionais de atendimento e de criação são capazes de fazer um planejamento satisfatório. No entanto, acredito fortemente que a especialização conduz à excelência. Em resumo, um planner full-time tem mais possibilidades de envolvimento comparado a profissionais que dividem a função de planejar e atender. Essa perspectiva, entretanto, diz respeito à função de planejamento em tempo integral.

Na Jung Von Matt da Suécia, eu cheguei como primeiro planejador. Nove meses depois, com a função de planejamento bem estabelecida, a maneira como a agência trabalha parece bem diferente. Portanto, com base na minha experiência, seguem 3 passos para criar esta 3ª disciplina:

1. Defina um propósito

Planejamento não é trabalho terapêutico. Ou pelo menos não deveria ser. A gestão da agência deve saber claramente porque precisa de planejamento.

Visão gerencial. O planejamento como recurso precisa estar alinhado à visão da agência. O que o planejamento pretende alcançar em termos de criatividade, eficiência operacional, inspiração, inovação, pensamento estratégico, efetividade de campanha?

Compromisso e apoio. A função do planejamento não pode ser um projeto de curto prazo, pois mudanças organizacionais levam tempo para serem implementadas e os benefícios levam tempo para cristalizar. A gestão deve estar compromissada a testar novos formatos organizacionais, ser paciente com o valor agregado e apoiar a função de planejamento com recursos tais como tempo, pessoas, dinheiro e treinamento, para fazê-la funcionar.

2. Assuma uma posição

Segundo um famoso planner disse: o planejador é a pessoa mais dispensável na agência. Eu concordo plenamente com isso, e, qualquer planner que pensa assim terá a seguinte responsabilidade para com a sua equipe:

Credibilidade. O planejador deve, por definição, conquistar a confiança e o respeito do pessoal do atendimento e da equipe de criação. Sem isso, o planner será, provavelmente, colocado de lado. Ser esperto e demonstrar inteligência é um requisito básico. Falar a mesma língua dos criativos e do atendimento (mas não ser um deles) ajuda. Tornar a vida deles mais fácil é uma boa alternativa.

Um papel claro. Planejamento não é somente teoria ou a aplicação dela, mas um papel que deve ser definido em uma equipe formada pelo diretor de atendimento/estrategista, diretor de criação e equipe de criação. Sem um papel claro, o planner ficará confuso. Um bom ponto de partida é estreitar o papel do planejamento, que pode ser definido como mais estratégico ou mais criativo.

3. Crie espaço

O planner precisa de um palco permanente para fazer a agência crescer e se desenvolver. A única maneira de estabelecer este palco é mudando a maneira como a agência trabalha em termos de:

Processos. O planejamento deve ser integrado à rotina de processos. Dependendo de quem estará no “recebimento final”, o fluxo de trabalho da agência será um processo de 2 ou 3 passos, geralmente definido pela fase da pesquisa/análise > estratégia/conceito > criação/desenvolvimento da idéia ou equivalente. O ponto é não criar rótulos ou tornar as coisas complicadas, mas ter certeza de que o planner tenha tempo suficiente e o resto da equipe faça as coisas com o mínimo de sobreposição (o processo todo).

Rotina. Quando o planejamento é usado esporadicamente, sua qualidade cai. O modelo mental da agência deve ser de utilizar sempre o planejamento, e, quando não for necessário, optar pelo não uso. E não o contrário.

Por ultimo, planejamento é como qualquer outro trabalho. Tem a ver com personalidade, competência, etc.

Créditos: CHMKT